Toutes les étapes pour organiser son voyage comme un(e) pro !

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Et si, vous aussi, vous organisiez votre prochain voyage comme un(e) pro ? Retrouvez ici  toutes les étapes, les astuces et les conseils pour planifier vos prochaines aventures ! Avec plus de 14 années d’expérience dans la création de voyage sur-mesure, je vous livre aujourd’hui toutes les étapes nécessaires pour que vous aussi vous puissiez créer votre voyage facilement, sans perdre de temps et de manière professionnelle ! Que vous soyez novices où plutôt chevronné, vous trouverez, j’en suis sûre, quelques astuces et conseils à mettre en pratique !

Posez-vous les bonnes questions pour vous faciliter l'organisation de votre voyage !

Cela peut paraître évident, mais cette étape est cruciale pour organiser convenablement votre voyage. Prenez quelques instants pour répondre aux questions suivantes : 

  • Établir votre budget (à défaut donner vous une fourchette)
  • La durée du voyage
  • Les personnes avec qui vous souhaitez partager ce moment (et si besoin, les points à prendre en compte impérativement. Par exemple, le rythme des enfants, les problèmes de santé, d’éventuels traitement médicaux…)
  • Vos envies du moment : repos & farniente / découverte / activités sportives / visiter des proches et faire quelques visites…

 

Tout au long du processus, gardez bien en tête ces critères, afin que votre voyage réponde parfaitement à vos attentes ainsi qu’à vos besoins.

Choisir la bonne destination, une étape cruciale

Chaque semaine, parfois même tous les jours selon la période, je reçois des messages me demandant mon avis sur telle ou telle destination. Ces questions peuvent vous sembler banales et faciles, cependant, elles demandent quand même un minimum de réflexion et de connaissances. On ne conseillera pas de la même manière un couple d’aventuriers ou une famille avec des enfants en bas-âge ! Aussi, voici 2 manières de déterminer votre prochain lieu de vacances

  • selon le climat : Internet regorge de site vous proposant des “calendriers” regroupant quand il est préférable de partir dans telle ou telle partie du monde. Attention, quand même, car cela favorise le tourisme de masse ! Tout le monde (ou presque!) voudra découvrir l’Asie du Sud-Est en dehors de la mousson par exemple. Donc si vous préférez les destinations peu fréquentées, allez à contre-courant et opter pour des voyages hors-saisons touristiques !
  • selon les activités que vous souhaitez réaliser (observation des baleines en Atlantique Nord, assistez aux grandes migrations en Afrique Australe, participer à la Hola Mohalla en Inde… etc)

 

Une fois que vous avez retenu 1, 2 ou 3 destinations, vérifiez immédiatement le coût de la vie sur place ! Cela vous évitera des déceptions plus tard et sauvera aussi votre budget ! 

Organisation voyage et création itinéraire

Créer un itinéraire unique

  • Établir son périmètre : Vous prévoyez un séjour « immobile », atteler vous à trouver la ville ou la région qui sera le mieux à même de vous satisfaire.
    Vous préférez un voyage itinérant : selon la durée du voyage, établissez une zone à visiter. Limitez-vous à une région (si le pays est vaste, comme le Kazakhstan ou le Mexique par exemple) ou prévoyez un grand tour de votre destination, pour les pays plus “petits”.
    Epingler sur une carte (comme Google Maps) les lieux qui vous semblent intéressants. Ne vous limitez pas, consignez tout ce qui vous plait et que vous souhaiteriez potentiellement découvrir.
  • Une fois cette étape terminée, dézoomer votre carte et voyez si une logique s’en dégage. Vous pourrez ainsi construire votre itinéraire facilement et éviter les aller/retour inutiles afin d’optimiser votre temps sur place.

Si cette partie vous bloque, sachez qu’une formule abordable existe chez Mahaara, pour me confier uniquement la création de l’itinéraire (sans recherches de prestations ni de création de carnet de voyage !)

CONSEILS & ASTUCES 

  1. Multipliez les sources : blogs, articles de presse, reportages, magazines, retours d’expériences de votre entourage, réseaux sociaux, forums, brochures…
  2. Ne vous fiez pas aux voyages des autres, que l’on vous partage sur les réseaux sociaux et ne faites pas la bêtises de reprendre étape par étape les itinéraires que l’on vous partage. Pourquoi ? Parce que vous ne voyez le plus souvent que les côtés les plus « vendeurs » mais pas la réalité. Quel moyen de transport pour s’y rendre ? Quels hébergements là-bas et à quel prix ? Combien de temps ont-ils/elles passé sur place réellement ?
  3. Mais Pauline, tu ne parles pas des guides de voyages (type  Routard et Lonely Planet) ? Bah non, cela fait des années que je ne m’en sers plus du tout, car leur contenu est rarement à jour et que les adresses recommandées sont très souvent des partenariats déguisés / rémunérés.

Chercher les bonnes prestations

  • La recherche des vols : vous pouvez vous aider des comparateurs de prix pour avoir une tendance et voir selon vos dates quel coût représente le transport. Cependant, réserver toujours, directement, sur le site de la compagnie (aérienne, maritime…)

CONSEILS & ASTUCES 

  1. Ne réservez JAMAIS vos billets d’avion sur une comparateur / brooker du type Opodo, Go Voyages… En cas de complication (annulation, report, modifications de noms / données passeports…) vous aurez des frais dans le meilleur des cas. Dans le pire scénario, on vous dira que ce n’est pas possible et que vous devez repayer un billet !
  2. Eviter tant que possible les « combinaisons de compagnies » car en cas d’escale loupée (même avec un retard du vol précédent) vous n’aurez que vos yeux pour pleurer. Si au contraire, vous prenez la même compagnie de bout en bout (ou à défaut des compagnies d’une même alliance) alors vous serez assuré d’être reprotégé sur un autre vol, sans frais (et vous serez pris en charge lors de votre escale, si toutefois vous avez besoin d’une nuit d’hôtel, de repas…)
  3. Est-ce encore nécessaire de le préciser ? Toutes vos recherches Internet en lien avec les billets d’avion, de train et vos locations de voitures devront être faites en navigation privée !
  4. Soyez flexible sur vos dates de départ et de retour. En partant quelques jours plus tôt ou plus tard, vous pourrez peut-être accéder à des tarifs plus intéressants. 
  • La recherche des hébergements : reprenez votre enveloppe budgétaire et déduisez les vols trouvés précédemment. Faites un premier tour de ce qui est proposé et sortez un budget moyen / nuit (en fonction des services et des prestations que vous désirez). Faites une moyenne « à la louche » par nuitée puis multipliez ce nombre par le nombre de nuit à réserver. Cela vous donnera un budget estimatif. Continuer ensuite vos recherches plus en détail en essayant, autant que possible, de réserver votre budget par nuitée.

CONSEILS & ASTUCES 

  1. Où chercher ? Booking.com, Agoda, AirBnb, sans oublier la barre de recherche google / Ecosia… en utilisant de bons mots clés, certaines pépites pourraient ressortir en première page !
  2. Pour les brookers type Booking.com ou Agoda, il est IMPERATIF d’utiliser les filtres proposés. Sans cela, se sont les hôtels « mise en avant » par les plateformes qui seront proposés. Par mis en avant on entend que l’hôtelier à payé la plateforme pour être positionné en première page… cachant ainsi de plus petits hébergements qui pourraient eux, vous convenir davantage.
  3. Si un logement vous à taper dans l’œil mais qu’il n’est pas disponible à vos dates, n’hésitez pas à modifier l’itinéraire définit précédemment !
  4. Si vous avez le temps, et que vous n’aimez pas réserver vos hébergements via les plateformes, vous pouvez également contacter directement l’hébergement… et négocier le prix ! 
  • La recherche des transports sur place : de votre enveloppe budgétaire, déduisez également le budget hébergement établis précédemment. Selon votre profil de voyageur et le budget qu’il reste, vous allez pouvoir choisir votre moyen de transport sur place : transport collectif, location de voiture, prestation guide / chauffeur, besoin de vols intérieurs…

 

Attention : pour certaines destinations, cette étape devra être validé avant la recherche d’hébergement. Si vous opter pour des véhicules aménagés notamment ou si vous comptez vous rendre en Islande, en Namibie, au Kazakhstan ou en Kirghizistan notamment…

CONSEILS & ASTUCES 

  1. Pour les locations de voiture, aidez vous des comparateurs de prix pour voir quelle société offre les meilleurs prix, mais réserver toujours directement sur le site du loueur de voiture
  2. Vérifiez si des assurances sont comprises et si des frais sont à prévoir en supplément (siège auto, assurances additionnelles, rachat de franchises, GPS…)
  3. Vérifier TOUJOURS les avis disponibles et les discussions sur les forums de voyageurs, si vous optez pour une compagnie de location de voiture nationale. Malheureusement, il y a très souvent des problèmes d’arnaques et d’escroqueries, dès lors que l’on ne passe pas par des loueurs internationaux (type Avis, Hertz, EuropCar…)
  • La recherche des transports sur place : de votre enveloppe budgétaire, déduisez également le budget hébergement établis précédemment. Selon votre profil de voyageur et le budget qu’il reste, vous allez pouvoir choisir votre moyen de transport sur place : transport collectif, location de voiture, prestation guide / chauffeur, besoin de vols intérieurs…

 

Attention : pour certaines destinations, cette étape devra être validé avant la recherche d’hébergement. Si vous opter pour des véhicules aménagés notamment ou si vous comptez vous rendre en Islande, en Namibie, au Kazakhstan ou en Kirghizistan notamment…

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La mise à jour du budget, pour une organisation de voyage optimale

Une fois que ces premières étapes sont effectuées, mettez à jour votre budget. Si vous respecter votre enveloppe initiale, vous pouvez passer à l’étape suivante : Les assurances. Si, au contraire, le budget est trop élevé, reprenez les choses dans l’ordre et voyez sur quel poste vous pouvez économiser. 

Voici quelques pistes : 

  • Opter pour des vols avec escales au lieu de vols directs
  • Réduire le nombre de bagages en soute (si toutefois la compagnie aérienne les facture en supplément)
  • Baisser en gamme ou en prix sur un pou plusieurs hébergements
  • Revoir votre mode de transport sur place
  • Revoir l’itinéraire et peut être réduire le périmètre à visiter.

Les assurances-voyages

On y pense assez rarement, mais qui pourtant à toute son importance ! Voici donc quelques points essentiels à garder à l’esprit : 

Les assurances de vos cartes bancaires : certaines CB offrent des assurances adaptées au voyage. C’est souvent le cas des cartes Gold, Silver ou Infinite. Reprenez vos contrats et lisez attentivement les clauses d’inclusions (et surtout d’exclusions !). Attention, pour fonctionner, vous devrez payer le voyage (vols, hébergements, voiture) avec votre carte bleue, sinon les assurances ne fonctionneront pas.

Si vous voyagez au sein de l’UE : n’oubliez pas de faire les démarches pour recevoir votre carte européenne d’assurances maladie. Elle est gratuite et s’obtient directement sur le site Ameli (dans votre compte personnel)

Si vous voyagez en dehors de l’UE et que vous n’avez pas de carte bancaire proposant des assurances voyages, il peut être (très) intéressant (pour votre sérénité et votre portefeuille !) de prendre des assurances complémentaires. Je vous recommande vivement les services de ACS Assurances (testés et validés à de nombreuses reprises par mes soins, lors de voyages passés). Vous pouvez d’ailleurs lire l’article de blog dédié à cette thématique

Formalités & conditions de voyages

Que vous anticipiez longtemps l’organisation de votre voyage, où que vous réserviez tout à la dernière minute, la question des formalités douanières et sanitaires demeurent un enjeu crucial dans le bon déroulement de votre voyage. Aussi, avant de passer aux réservations, pensez à : 

  • Vérifier que toutes les pièces d’identités soient à jours (CNI ou passeport)
  • Vérifier les conditions covid (à l’arrivée sur votre destination et au retour dans votre pays de résidence selon votre schéma vaccinal)
  • Vérifier si vous devez ou non vous faire vacciner pour des « maladies tropicales » du type fièvre jaune, encéphalite japonais ou si des traitements sont recommandés (antipaludéen…) ou si encore vous avez besoin d’un visa ! Pour les ressortissants français, référez vous au site du Quai d’Orsay.
  • Les conditions de vente / achat : pour chacun des services choisis précédemment, vérifier quelle est la politique d’annulation, de modification et de remboursement.

Etape ultime : les réservations

Vous avez cocher toutes les étapes de cette méthodologie complète ? Il est temps de réserver vos vacances ! Garder en tête que plus vous êtes rapide, moins les prix risquent d’augmenter

Un dernier conseil avant de vous laissez: vérifier que les dates coïncident parfaitement ! C’est certainement ici que les erreurs sont les plus fréquentes ! On se trompe dans les dates, on réserve et puis le jour J, on arrive à l’hôtel et le réceptionniste nous dit que la réservation était pour la veille (ou le lendemain !)

 

Vous voilà fin prêt pour organiser vos prochaines vacances comme un(e) chef(fe). J’espère sincèrement que ce parcours détaillé vous facilitera la vie ! Avoir un guide de ce type aide, certes, mais le temps que l’on passe reste souvent la première problématique ! Certes Internet est une mine d’information, encore faut-il avoir le temps de lire, analyser, étudier, choisir…

 

Si vous manquez de temps, que vous n’avez pas envie, que vous souhaitez être surpris… N’hésitez pas à me contacter pour que l’on puisse en discuter ! 

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